HRIS adalah singkatan dari Human Resources Information System yang merupakan kombinasi teknologi HR dengan teknologi informasi melalui suatu software HR. Sistem ini bisa dimanfaatkan untuk semua proses serta aktivitas HR secara elektronik. Aktivitas umum yang bisa dilalukan melalui sistem ini adalah akuntansi, pengelolaan SDM dasar sampai pembayaran gaji.
Perbedaan sistem HR pada umumnya dengan sistem HRIS yaitu akan membutuhkan sumber daya lebih sedikit. Terlebih pengelolaan SDM termasuk hal yang penting bagi dan bisa berdampak pada operasional serta kinerja perusahaan. HRIS memiliki banyak keunggulannya dalam manajemen HR dan bisa Anda dapatkan di bawah ini.
Kelebihan HRIS Pada Manajemen HR
Kelebihan-kelebihan HRIS di dalam manajemen HR umumnya adalah:
1. Menawarkan Insight Penting
Analytics lebih canggih memungkinkan bagi perusahaan dapat menentukan strategi bisnis serta mengelola SDM sesuai dengan data karyawan yang ada. Data karyawan sebuah perusahaan dapat menawarkan insight yang penting, seperti tren ada perusahaan dan kebiasaan yang bisa dianalisis lebih mendalam.
Hal ini bisa dijadikan sebagai basis untuk manajemen dalam mengambil keputusan penting berkaitan dengan SDM yang berdasarkan dengan kebutuhan SDM tersebut.
2. Meningkatkan Produktivitas
Apabila ada salah satu karyawan harus resign, maka akan terjadi kepanikan di dalam tim. Mereka harus mengambil alih seluruh pekerjaan karyawan tersebut dan harus bertanggung jawab untuk mengerjakannya hingga menemukan penggantinya. Mencari penggantinya juga tidak mudah sebab harus dilatih dengan baik dan mampu beradaptasi dengan semua proses di dalam tim.
Sistem HRIS ini akan memudahkan perusahaan dalam melatih, merekrut dan memantau perkembangan karyawan baru lebih cepat agar memenuhi ekspektasi dari perannya selama di perusahaan. Onboarding yang efektif dan pelatihan secara efisien bisa meningkatkan produktivitas karyawan baru dan karyawan yang lain di dalam tim.
Hal ini juga dapat menurunkan tingkat turnover jadi waktu serta tenaga anggota tim dapat dialokasikan dengan baik pada hal-hal uang penting dan memberikan dampak untuk tujuan perusahaan tersebut.
3. Membantu Perencanaan Karier bagi Karyawan
HRIS adalah teknologi yang memungkinkan adanya teknologi informasi melalui software HR. Adanya informasi yang rapi dan jelas, seperti nama karyawan yang berada dua posisi tertentu dan lamanya mereka bekerja, maka sistem ini bisa menunjang adanya perkembangan serta perencanaan karier bagi karyawan.
Contohnya memprediksi jenjang karir dari salah satu karyawan yang ada perusahaan atau mempersiapkan siapa penerus di posisi penting dari awal dengan mudah.
4. Menghemat Sumber Daya
Adanya sistem HRIS, maka perusahaan dapat menghemat sumber daya, baik di segi tenaga ahli yang mereka butuhkan untuk menjalankan tugas-tugas HR, tools manual atau vendor. Sistem HRIS telah terintegrasi di sejumlah proses, tools dan aktivitas lebih efektif.
Dengan adanya penghematan sumber daya juga berdampak di biaya yang perlu dikeluarkan untuk hal tersebut. Perusahaan juga dapat mengalokasikan biayanya untuk melatih karyawan sehingga berdampak besar terhadap bisnisnya.
5. Mempercepat Tugas
Di urusan HR, banyak dokumen serta formulir yang perlu diselesaikan tepat waktu, di-review oleh manajer, disimpan di tempat yang tepat dan lainnya yang mana dapat memakan waktu lebih banyak. Adanya pengelolaan SDM melalui sistem ini, maka mempercepat dan memudahkan sebab prosesnya outomasi.
Tim HR cukup melakukan tugas yang terpenting dan sistem ini juga mampu mengatur tenggat waktu untuk setiap tugas serta ada pengingatnya juga.
Jadi, HRIS adalah kombinasi teknologi HR dengan teknologi informasi melalui software HR yang memberikan banyak manfaatnya bagi perusahaan.
